Алгоритм создания таблицы в access. Определения основных понятий

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
Сущность – отдельная таблица базы данных.
Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete - «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

Перейти во вкладку «Создание».
Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» - типы данных для соответствующих значений.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

Перейдите во вкладку «Создание».
Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
Добавьте необходимый уровень группировки.
Выберите тип сортировки каждого из полей.

как в Access 2010 сделать таблицу в режиме конструктора как в Access 2003

Вы уже осваиваете Access, но хотелось бы работать как в привычной среде и создавать таблицу в режиме конструктора как в 2003? На самом деле, не знаю как Вам, но мне намного удобнее работать по старинке т.к. я уже привык.

Поэтому поделюсь своим рецептом создания таблицы в базе данных в режиме конструктора.

Для начала создадим базу данных нажав «Файл / Создать / Новая база данных».

Теперь на закладке главная выбираем режим «Конструктор».

Сохраняем таблицу под выбранным именем.

Создаем таблицу в окне конструктора

Чтобы создать таблицу, нужно описать ее структуру, - как будут называться столбцы таблицы, данные каких типов будут там храниться.

Правильно созданная таблица и работает правильно, - к примеру поиск по дате будет сделать тяжело, если тип данных в столбце дата - текстовый, потому, что для компьютера это набор кодов, который больше, если символов много, а дата считается в хронологическом порядке.

1. Ознакомимся с открывшимся окном конструктора - там на данный момент предлагается имя одного столбца - Код, с типом данных - счетчик.

Это значит, что таблица будет из одного столбца и строки будут нумероваться автоматически, по мере добавления.

2. Записываем имена полей, которые будут в нашей таблице.

3. Выбираем типы данных, установив курсор в ячейку напротив имени поля и выбрав из предложенного списка.

4. Выбираем поле, которое будет ключевым, - значения которого в каждой строчке не повторяются.

СУБД Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы БД, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.

Access конструирует в диалоговом режиме такие объекты, как формы, запросы, отчеты.

Множество мастеров Access 7.0 помогает пользователю выполнить работы, не прибегая к конструированию, разработать формы, запросы, отчеты, анализировать таблицы БД и даже полностью создать одну из многочисленных типовых баз данных.

Пакет Microsoft Access можно применять для поиска и обработки всевозможных данных и для подготовки отчетных документов. Он представляет собой систему управления связными базами данных, позволяющую сгруппировать данные по различным темам в таблицы, а затем создать связи между таблицами. Это дает возможность объединять связные сведения, избегая при этом ненужного дублирования данных, что приводит к экономии ресурсов компьютера, увеличению скорости и точности обработки информации.

Таблицы – создаются пользователем данных для их хранения по одному объекту модели данных предметной области.

Запросы необходимы для выборки нужных данных из одной или несколько связанных таблиц. Запрос может формироваться с помощью:

Запросов по образцу (QBE),

Языка структурирования запросов (SQL).

С помощью запросов можно также обновить, удалить или добавить данные в таблице или создать новые таблицы на основе существующих.

Формы предназначены для ввода, просмотра, корректировки взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который может соответствовать привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении пользователя.

Отчеты предназначены для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать.

Макросы содержат описание действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Каждое действие реализуется макрокомандой. Макрос позволяет объединить разрозненные операции обработки данных в приложении. Макросы автоматизируют выполнение конкретной операции БД без программирования.

Модули содержат программы на языке Visual Basic, которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложений.

В MS Access 2000 добавлен новый объект Страницы доступа к данным, предназначенные для просмотра и работы через Internet или интрасеть с данными, хранящими в БД Access или БД MS SQL Server. Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web страниц и может включать также данные из других источников, таких, как MS Excel.

Диалоговое окно Access содержит:

Строку заголовка;

Строку меню;

Панели инструментов;

Строку состояния;

Рабочее поле.

Создание базы данных . Для создания новой базы данных из меню следует выбрать команду Файл/Создать . Затем выбрать вкладку Общие и активизировать ярлык «База данных». В открывающемся диалоговом окне необходимо указать имя создаваемой базы данных. Для открытия уже существующей базы следует выбрать команду Файл/Открыть . Когда база данных откроется, на экране появится окно базы данных, из которого можно получить доступ ко все содержащимся в ней таблицам, запросам, формам, отчетам, макросам и модулям и страницам доступа к данным.

Работа с БД в Access начинается с создания таблиц.

Создание таблицы БД состоит из двух этапов:

1) определяется структура: состав полей, их имена, последовательность размещения в таблице, тип данных, размер, ключевые поля и другие свойства полей;

2) проводится создание записей таблицы и заполнение их данными.

Для создания таблицы необходимо в окне БД выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать. Затем выбрать способ создания таблицы: режим таблицы, Конструктора или Мастера таблиц.

Режим Конструктора.

Для определения поля задаются Имя поля, Тип данных, Описание (краткий комментарий, а также общие свойства).

Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя.

Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями.

В Access допускается использование следующих основных типов данных:

Текстовый;

Мемо (текст большого размера);

Числовой (конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве «Размер поля»);

Денежный;

Дата/время;

Счетчик (используется для определения уникального системного ключа таблицы);

Логический;

Поле объекта OLE.

Список типов полей вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля.

Общие свойства полей задаются для каждого поля и зависят от выбранного типа данных.

Свойства полей:

· Размер поля задает максимальный размер данных сохраняемых в поле;

· Формат поля задает формат отображения данного на экране или печати;

· Число десятичных знаков задает число знаков после запятой для числового и денежного типов данных;

· Подпись поля задает текст, который выводится в заголовке таблиц, форм, отчетов;

· Условие на значение задает ограничения на вводимые значения и позволяет осуществлять контроль ввода;

· Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушение условия на значение.

Определение первичного ключа. Для создания связи между таблицами необходимо определить первичный ключ для каждой таблицы. Для этого выделяются поля, составляющие ключ и нажимается кнопка «Ключевое поле». Для ключевого поля автоматически строится индекс, который всегда уникален и не допускает пустых полей в записях.

После определении структуры таблицы ее надо сохранить с пустым именем. После сохранения таблицы делается доступным режим таблицы, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы – созданию записей.Переход в режим таблицы осуществляется нажатием кнопки «Представление таблицы».

Ввод данных в таблицу.

Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. Для перехода в этот режим из окна БД надо выбрать таблицу и нажать кнопку Открыть. В открывшуюся таблицу можно вводить новые записи, заполняя значениями поля.

При заполнении таблиц, для связей между которыми не определены параметры целостности, только от пользователя зависит обеспечение корректности вводимой информации. При одно – многозначных отношениях таблиц и вводе записей в подчиненную таблиц необходимо отслеживать наличие записей с вводимыми значениями ключевых полей в главной таблице. При изменении (удалении) ключевых полей в записях главной таблицы необходимо изменять (удалять) связанные с ними записи в подчиненных таблицах.

После ввода значения в ячейку поля и попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, является ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если введено значение, не соответствующее типу данных поля, Access пытается преобразовать его в правильный тип данных.

Схема данных в Access.

Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов, отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.

Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных и целостность БД.

Взаимосвязи таблиц. Схемаданных задает структуру БД. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Схема данных является графическим образом БД. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи – линиями между полями разных таблиц. Схема данных ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации, между которыми установлены связи 1:М и 1:1 с обеспечением целостности БД. Поэтому схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью.

При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю связи тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом, как в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь один к одному. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является неключевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связь один ко многим от главной таблице к подчиненной.

Связи – объединения. При выборе в качестве поля связи в главной таблице неключевого поля Access сообщает, что тип отношения не может быть определен. В этом случае между таблицами возможно установление только связи – объединения. Связь – объединение обеспечивает объединение записей двух таблиц, имеющих одинаковые значения в поле связи. Причем производятся объединение каждой записи из одной таблицы с каждой записью из другой таблицы при условии равенства значений в поле связи. Результатом объединения записей, который определяется выбором одного из трех способов, может быть:

Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают;

Объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из первой таблицы (для которых нет связанных во второй) с пустой записью второй таблицы;

Объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из второй таблицы, для которых нет связанных в первой, с пустой записью первой таблицы.

Создание схемыданных начинается в окне БД с выполнения команды Сервис/Схема данных или нажатия соответствующей кнопки. После этого можно выбрать таблицы, включаемые в схему данных, и приступить к определению связей между ними. Для установления связи между парой таблиц в схеме данных, надо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле, по которому устанавливается связь, и протащить курсор мыши в соответствующее поле подчиненной таблицы.

5) По окончании ввода данных нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

6) В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? (Do you want to save changes to the design of table < имя таблицы >?) нажать кнопку Да (Yes).

7) В окне Сохранение (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК (рис. 5.2).

Рисунок 5.2 - Диалоговое окно Сохранение

Microsoft Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?). Нажать кнопку Нет (No), если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку Да (Yes), и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым.

5 .2 Создание таблиц с помощью Мастера таблиц

Для этого необходимо:

1) Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard).

2) В диалоговом окне Создание таблиц (Table Wizard) (рис. 5.3) выбрать назначение таблицы: Деловые (Business) (для иных целей можно выбрать и Личные (Personal)).

3) В поле Образцы таблиц (Sample Tables) выбрать подходящую таблицу - Список рассылки (MailingList).

4) Переместить нужные поля из списка Образцы полей (Sample Fields) в список Поля новой таблицы (Fields in my new table). Для этого следует воспользоваться кнопками со стрелками: > - переместить одно поле, » - переместить все поля.

Рисунок 5.3 - Диалоговое окно Мастера таблиц

5. Повторять описанные в пп. 3-4 действия до тех пор, пока не будет создан подходящий перечень полей для новой таблицы.

6. При необходимости переименовать какое-либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы (Fields in my new table) и нажать кнопку Переименовать поле (Rename Field), затем ввести в диалоговом окне Переименование поля (Rename Field) новое имя поля и нажать кнопку ОК (рис. 5.4). Нажать кнопку Далее (Next).

Рисунок 5.4 - Диалоговое окно Переименование поля

7. В следующем диалоговом окне в поле Необходимо задать имя для новой таблицы (What do you want to name your table?) ввести имя новой таблицы "Список рассылки оповещений" (рис. 5.5).

Рисунок 5.5 - Второе диалоговое окно Мастера таблиц

8. Выбрать способ определения ключа Microsoft Access автоматически определяет ключ (Yes, set a primary key for me) (имеется альтернатива Пользователь определяет ключ самостоятельно (No, I"ll set the primary key)). Тогда в таблицу будет добавлено поле автоматической нумерации. Нажать кнопку Далее (Next).

Если было выбрано самостоятельное определение ключа, в поле со списком Необходимо выбрать поле с уникальными для каждой записи данными (What field will hold data that is unique for each record?) необходимо выбрать имя поля, которое станет ключевым. Затем нужно определить тип данных, которые будут содержаться в ключевом поле.

9. В следующем окне Мастер таблиц предлагает установить связи между существующими таблицами и создаваемой таблицей (рис. 5.6). Он пытается сам создать связи между таблицами и предоставляет информацию о создаваемых связях пользователю в виде списка. При необходимости исправить связи нужно выбрать соответствующую строку списка и нажать кнопку Связи (Relationship).

Рисунок 5.6 - Третье диалоговое окно Мастера таблиц

Рисунок 5.7 - Диалоговое окно Связи

Рисунок 5.8 - Четвертое окно Мастера таблиц

10. В окне Связи (Relationships) нужно выбрать тип связи с данной таблицей (рис. 5.7).

11. В диалоговом окне Мастера таблиц (см. рис.5.6) нажать кнопку Далее (Next).

12. В последнем диалоговом окне, пользователю необходимо выбрать, что он будет делать с таблицей дальше(Изменить структуру таблицы) и нажать кнопку Готово (Finish ) (рис.5.8).

5 .3 Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц

В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора (Create table in Design View) или нажать на кнопку Создать (New) в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица (New Table) элемент Конструктор (Design View) (рис. 5.9).

Рисунок 5.9 - Окно новой таблицы в режиме Конструктора

2. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля (Field Name) ввести имена полей создаваемой таблицы.

3. В столбце Тип данных (Data Type) для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

4. В столбце Описание (Description) можно ввести описание данного поля (не обязательно).

5. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие (General) и Подстановка (Lookup) ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

6. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

7. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? (Do you want to save changes to the design of table < имя таблицы >?), нажать кнопку Да (Yes).

9. В ответ на. сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?) нажмите кнопку Да (Yes) если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет (No) если такого не требуется.

Печать таблицы

Самым простым способом вывода таблицы на печать является использование кнопки Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database). Чтобы вывести таблицу на печать таким способом, необходимо:

1. Выделить таблицу в окне базы данных.

2. Нажать кнопку Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database).

При этом производится печать всей таблицы. Для вывода всей таблицы можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на значке таблицы в окне базы данных и из контекстного меню выбрать команду Печать (Print).

Создание таблиц БД является первым шагом в разработке СУБД. Таблицы предназначены для хранения информации БД. Создание таблицы состоит из двух этапов: задание структуры таблицы; ввод записей в таблицу.

Для создания новой таблицы следует в окне БД выбрать меню "Таблицы" (в старых версиях Access для этой цели служит вкладка "Таблицы" ) и нажать кнопку "Создать" . В окне "Новая таблица" необходимо выбрать способ создания таблицы.

Если у разработчика СУБД нет достаточного опыта, рекомендуется для создания таблицы выбрать режим конструктора.

Создание таблицы в режиме конструктора

При выборе режима конструктора появляется окно конструктора.

В поле "Имя поля" вводится имя поля таблицы, являющееся его идентификатором. Рекомендуется формировать имена полей так, чтобы имя было коротким, не содержащим специальных символов (запятых, пробелов и т.д.) и отражающим смысл поля. Необходимо различать идентификатор поля в структуре таблицы и заголовок поля в выходном документе. Во втором случае заголовок поля должен в полной мере отражать смысл поля и обычно задается вручную при форматировании выходного документа.

В поле "Тип данных" выбирается один из типов, показанных в раскрытом списке на рисунке.

Поле "Описание" содержит комментарии к создаваемому полю таблицы. Его заполнение не является обязательным.

В нижней части окна, на вкладке "Общие" задаются свойства поля. Если щелкнуть кнопкой мыши по одной из строк таблицы свойств, справа появится подсказка о назначении этого свойства.

Вкладка "Подстановка" служит для организации подсказки при заполнении внешних ключей таблицы. Ключи, чаще всего, являются формальными идентификаторами записей в таблицах БД. Поэтому при заполнении внешних ключей у пользователя могут возникнуть затруднения, связанные с определением, какому ключу в базовой таблице соответствует запись в подчиненной таблице. Настройка свойств вкладки "Подстановка" позволяет превратить простое поле для внешнего ключа в поле со списком, содержащим полный список ключей базовой таблицы и соответствующие этим ключам поля – подсказки из базовой таблицы. После выбора в списке записи, в заполняемую таблицу помещается только ключ. Таким образом, пользователю не нужно помнить ключи и их ввод выполняется выбором из списка, а не вводом с клавиатуры. В дальнейшем поля подстановки наследуются формами, если в качестве источника данных формы выбрана таблица с такими полями.

На приведенном выше рисунке описана таблица "Группа" , состоящая из трех полей с идентификаторами НГ , КОЛ и ПБАЛЛ . Поле НГ является текстовым и содержит номера студенческих групп. Основное свойство этого поля — длина, не превышающая 6 символов. Поле КОЛ содержит количество студентов в группе и является числовым (целым). Поле ПБАЛЛ содержит средний балл, полученный студентами группы при поступлении в учебное заведение, является числовым, но в отличие от поля КОЛ — действительным, содержащим десятичную часть.

Важным действием на этапе разработки структуры таблицы является задание ключевых полей. Для задания простого ключа, состоящего из одного поля таблицы, достаточно в режиме конструктора установить курсор в любую позицию этого поля и нажать кнопку "Ключевое поле" на панели инструментов. На рисунке это поле НГ . Для задания составного ключа, состоящего из нескольких полей таблицы, необходимо выделить эти поля, щелкая мышью по кнопкам слева от соответствующих строк при нажатой клавише Ctrl, а затем нажать кнопку "Ключевое поле" . Признаком установки является появление рисунка ключа на кнопках слева от соответствующей строки конструктора.

Имя таблицы запрашивается при закрытии окна конструктора. После закрытия конструктора в окне БД появляется значок и имя созданной таблицы. Если выделить значок таблицы и щелкнуть по кнопке "Открыть" , то таблица будет открыта для ввода записей.

Создание таблицы путем ввода данных

Создание таблицы путем ввода данных не предусматривает описания структуры таблицы. После выбора этого режима (режим таблицы) открывается пустая таблица, в которую можно ввести данные.

Любое поле в этой таблице можно изменить по желанию пользователя. Имена полей задаются непосредственно в заголовках. При сохранении этой таблицы Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. создаст структуру таблицы. При закрытии режима таблицы Access предложит создать ключевое поле. Если ответить "Да", то будет добавлено еще одно поле типа "Счетчик" , которое и будет ключевым. Если ответить "Нет", то ключ можно задать позже, перейдя в режим конструктора.

Создание таблицы при помощи Мастера

Мастер таблиц автоматически создает таблицу по одному из шаблонов, предлагаемых в окне "Создание таблиц" :

Мастер определяет ключ таблицы и создает связь новой таблицы с уже существующими. При этом ключ новой таблицы будет включен в таблицу, с которой устанавливается связь. По запросу пользователя мастер создает форму для ввода данных в таблицу.

Ввод данных в таблицу

Данные в таблицу можно ввести непосредственно в режиме ее открытия или через специально созданную форму. Второй способ предпочтителен, поскольку формы обеспечивают более удобный интерфейс и возможности контроля ввода.

Вводимые данные должны соответствовать типу данных и формату, определенным в структуре для каждого поля таблицы. При несоответствии Access выдает предупреждение и не разрешает продолжать ввод. Следует либо ввести данные требуемого формата, либо отменить ввод.

Контрольные вопросы

Для чего предназначены таблицы БД?
Из скольких этапов состоит создание таблицы?
Как создать новую таблицу, работая в Access?
Какие поля следует заполнить при создании новой таблицы в режиме конструктора?
Как формируется имя поля? В чем его отличие от заголовка поля в выходном документе?
Каково назначение полей "Тип данных" и "Описание"?
Какие свойства поля можно задать? Каково их назначение?
Для чего служит вкладка "Подстановка"?
Как задаются простые ключи? Составные?
В чем особенность создания таблицы путем ввода данных?
Как создать таблицу при помощи Мастера?
Какие способы позволяют ввести данные в таблицу?